Archiefdocumenten raadplegen

In functie van het bekomen van een afschrift of uittreksel voor genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen dient de aanvrager een aanvraag in te dienen bij de gemeente met:

diens identificatiegegevens (voor natuurlijke personen naam, voornamen, Rijksregister- of KSZ-nummer; voor rechtspersonen en ondernemingen het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen elk document dat de identificatie verzekert)

de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft

een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden

de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking

de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager

de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen draagt het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”.
De aanvraag wordt maximaal 5 jaar bewaard.

Het verslag aan de Koning bij het KB vermeld als rechtsgrond hiertoe art. 13 van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten.